系统配置

本章节介绍ERP系统的基础配置方法，包括公司信息、权限、基础数据等。

以下全面、细致地梳理一下ERP 15系统在正式启用前，需要进行的系统配置。

系统配置分为几个阶段，并尽量用熟悉的场景来类比：

阶段一：系统"开机"与基础身份设定 (System Initialization & Core Identity)

这就像给新工厂办理营业执照，设定基本信息。

1. 运行安装向导 (Setup Wizard) - 的ERP"出生证明"

• 导航: 系统首次安装后自动启动。
• 目的: 完成最基础的系统环境设置。
• 关键配置:
  • 语言 (Language): 选择"中文 (Chinese)"。
  • 国家 (Country): 选择"中国 (China)"。这将影响默认的货币、部分税制模板、日期格式等。
  • 时区 (Timezone): 选择"Asia/Shanghai (上海)"。确保所有时间记录准确无误。
  • 创建第一个用户 (First User - Administrator): 这是系统的"超级管理员"账户，拥有最高权限。务必妥善保管密码。
  • 公司信息 (Company Information): 填写公司的全称、一个独一无二的简称 (Abbreviation，如"RMBF"代表软木布工厂)。
  • 行业领域/模块 (domain-settings): 这是关键！根据的软木布业务，务必勾选：
    • Manufacturing (生产): 核心！选择。
• 重要性: 这是系统的起点，后续很多配置都基于此。

2. 完善公司信息 (Company Details) - 给公司挂上"厂牌"

• 导航: 左侧导航栏搜索 "公司 (Company)" -> 点击进入的公司记录。
• 目的: 补充更详细的公司信息，用于单据打印、税务等。
• 关键配置:
  • 公司Logo: 上传公司Logo，会显示在打印单据（如报价单、发票）的信头上。
  • 地址 (Address): 详细的公司注册地址、经营地址。
  • 联系方式 (Contact Info): 电话、邮箱、网址。
  • 税号 (Tax ID): 统一社会信用代码。
  • 默认货币 (Default Currency): 确保是 "CNY (人民币)"。
  • 默认国家 (Default Country): 确保是 "中国 (China)"。
  • 默认信头 (Default Letter Head): 系统会自动创建一个，后续可以设计更精美的。
  • 默认银行账户 (Default Bank Account): 设置公司主要的收款/付款银行账户。
  • 表头设计（letter-head）: 设置默认值。
• 重要性: 确保对外单据的专业性和信息的准确性。

系统设置 (System Settings)

• 日期格式 (Date Format): 年月日 (YYYY-MM-DD)
• 货币精度 (Currency Precision): 2位小数
• 用户权限 (User Permissions):
  • 启用加严用户权限限制 (Enable Strict User Permissions)
• 文件管理 (File Management):
  • 最大文件大小 (Maximum File Size): 10MB
• 应用设置 (Application Settings):
  • 默认应用 (Default App): ERP
• 系统更新 (System Updates):
  • 禁止系统更新通知 (Disable System Update Notifications)
  • 禁止系统更新日志通知 (Disable System Update Log Notifications)

表头设计（letter-head）

• 默认打印表头

导航栏

• 图标
• 知识库

阶段二：财务基础架构搭建 (Financial Foundation)

这就像为工厂设定会计制度和财务规则。

3. 会计科目表 (Chart of Accounts) - 财务的"神经脉络"

• 导航: 会计 (Accounts) > 会计科目表 (Chart of Accounts)
• 目的: 建立符合中国会计准则和公司业务特点的会计科目体系。
• 关键配置:
  • 系统会根据选择的"中国"提供一套标准的会计科目表。
  • 与财务人员一同审查: 逐条核对是否适用，是否有需要新增的科目（如与软木布生产相关的特定成本科目），或禁用的科目。
  • 层级结构: 确保科目层级清晰，便于报表生成和分析。
• 重要性: 所有财务交易的记录和归类的基础，直接影响财务报表的准确性。

4. 会计年度 (Fiscal Year) - 财务的"时间表"

• 导航: 会计 (Accounts) > 会计期间 (Accounting Period) > 会计年度 (Fiscal Year)
• 目的: 定义公司的财务报告周期。
• 关键配置:
  • 创建会计年度: 名称（如"2025年"）、开始日期（如"2025-01-01"）、结束日期（如"2025-12-31"）。
  • 系统会自动根据年度生成会计期间（月份）。
• 重要性: 确保财务数据按正确的周期进行汇总和报告。

5. 货币与汇率 (Currency and Exchange Rates) - 交易的"度量衡"

• 导航: 会计 (Accounts) > 货币 (Currency)
• 目的: 管理公司使用的所有货币。
• 关键配置:
  • 人民币 (CNY): 确认已存在且为默认货币。
  • 其他货币: 如果有进出口业务（比如进口特殊树皮或出口软木布），需要启用相应的货币（如 USD, EUR），并设置它们与人民币的汇率。可以手动维护或设置自动更新。
• 重要性: 确保多币种交易的准确核算。

6. 税率与模板 (Taxes and Charges Templates) - "依法纳税"的规则

• 导航: 会计 (Accounts) > 税 (Taxes) > 税主数据 (Sales Taxes and Charges Template / Purchase Taxes and Charges Template)
• 目的: 定义适用于销售和采购的各种税费（如增值税）。
• 关键配置:
  • 创建税种: 如"增值税销项税"、"增值税进项税"。
  • 设定税率: 例如，13% 的增值税率。
  • 账户关联: 将税费关联到正确的会计科目（如"应交税费-应交增值税-销项税额"）。
  • 创建模板: 将常用的税费组合创建为模板，方便在交易单据中快速选用。
• 重要性: 确保税务计算的准确性和合规性。

7. 成本中心 (Cost Center) - 成本的"归属地"

• 导航: 会计 (Accounts) > 成本中心 (Cost Center)
• 目的: 用于更精细化的成本费用归集和分析，比如按部门、按生产线等。
• 关键配置:
  • 根据的管理需求创建成本中心树状结构，例如：生产部（下设拼装组、切割组、贴合组）、销售部、管理部等。
• 重要性: 帮助进行内部成本控制和绩效考核。

阶段三：运营与权限设定 (Operational & Access Control)

这就像设定工厂的门禁系统和各部门的工作流程规范。

8. 用户与角色 (Users and Roles) - "员工上岗证"与"岗位职责"

• 导航: 设置 (Settings) > 用户和权限 (Users & Permissions) > 用户 (User) / 角色 (Role)
• 目的: 创建员工账户，并授予他们与岗位相匹配的系统操作权限。
• 关键配置:
  • 创建用户: 为每一位使用系统的员工（如采购员、销售员、仓库管理员、生产计划员、财务会计）创建用户账号，并设置初始密码。
  • 分配角色: ERP 内置了许多标准角色。需要根据员工的实际职责，为他们分配一个或多个角色。例如：
    • 采购员 -> "采购用户 (Purchase User)"
    • 销售员 -> "销售用户 (Sales User)"
    • 仓库管理员 -> "库存用户 (Stock User)"
    • 生产计划员 -> "生产用户 (Manufacturing User)"
    • 财务会计 -> "会计用户 (Accounts User)"
  • 角色权限管理器 (Role Permissions Manager): 如果标准角色不完全满足需求，可以通过这里细致调整每个角色对不同文档类型 (DocType) 的读、写、创建、删除、提交、取消等权限。初期建议先用标准角色，后续按需调整。
• 重要性: 保证数据安全，防止误操作，明确职责。

9. 邮件设置 (Email Configuration) - 系统的"通讯员"

• 导航: 设置 (Settings) > 邮件 (Email) > 邮件域 (Email Domain) / 邮件账户 (Email Account)
• 目的: 使系统能够发送和接收邮件，用于订单确认、发货通知、密码重置、审批提醒等。
• 关键配置:
  • 邮件域: 添加公司的邮件域名（如 yourcompany.com）。
  • 邮件账户: 配置一个或多个公司邮箱账户，用于系统发送邮件（如 erp_notice@yourcompany.com）。需要填写SMTP服务器、端口、用户名、密码等信息。
  • 默认发送邮箱: 设置一个默认的邮件发送账户。
• 重要性: 实现系统自动化通知，提高沟通效率。

10. 全局默认设置 (Global Defaults) - 系统的"习惯设定"

• 导航: 设置 (Settings) > 系统设置 (System Settings) > 全局默认设置 (Global Defaults)
• 目的: 设置一些系统级的默认值，简化日常操作。
• 关键配置:
  • 默认公司 (Default Company): 确认是的公司。
  • 默认会计科目表模板 (Default Chart of Accounts Template): 通常在安装向导中已设置。
  • 默认仓库 (Default Warehouse): 可以预设一个常用的仓库。
  • 其他默认值: 比如默认客户组、供应商组、物料组等，可以根据的业务特点设置。
• 重要性: 提高数据录入效率，减少重复选择。

11. 打印与品牌化 (Printing & Branding) - 公司的"门面"

• 导航: 设置 (Settings) > 打印 (Printing)
• 目的: 美化和标准化对外输出的单据。
• 关键配置:
  • 信头 (Letter Head): 创建或修改信头，包含公司Logo、名称、地址、联系方式。可以设置多个信头用于不同场景。
  • 打印格式 (Print Format): 系统为各种单据（报价单、销售订单、发票、采购订单等）提供了标准打印格式。可以预览，如果需要更个性化的样式，可以使用"打印格式构建器"或自定义HTML进行调整。
  • 打印样式 (Print Style): 选择系统预设的打印风格（如 Modern, Classic, Compact）。
  • 条款和条件 (Terms and Conditions): 创建标准的合同条款模板，可自动附加到报价单、订单、发票等单据。
• 重要性: 提升公司专业形象，规范业务文档。

12. 命名系列 (Naming Series) - 单据的"身份证号"

• 导航: 设置 (Settings) > 数据 (Data) > 命名系列 (Naming Series)
• 目的: 自定义各种业务单据的编号规则，使其具有可读性和唯一性。
• 关键配置:
  • 为核心单据（如物料、客户、供应商、销售订单、采购订单、物料清单BOM、生产订单、发票等）设置编号规则。
  • 示例:
    • 销售订单: SO-.YYYY.-.MM.-.##### (如 SO-2025-07-00001)
    • 物料: ITEM-.##### 或按类别 RMB-.##### (软木布)
    • 物料清单: BOM-.Item Code.-.##
  • 建议: 编号规则应简洁明了，包含年份、月份或序列号，方便追溯。
• 重要性: 保证单据的唯一性和易管理性，是数据追溯的关键。

13. 库存设置 (Stock Settings) - 仓库的"管理制度"

• 导航: 库存 (Stock) > 库存设置 (Stock Settings)
• 目的: 配置库存管理的核心参数。
• 关键配置:
  • 物料命名方式 (Item Naming By): 建议选择"命名系列 (Naming Series)"。
  • 默认仓库 (Default Warehouse): 设置一个默认的入库/出库仓库。
  • 估值方法 (Valuation Method): 非常重要！选择"移动加权平均 (Moving Average)"或"先进先出 (FIFO)"。一旦开始交易，不建议轻易更改。 请与财务确认。
  • 允许负库存 (Allow Negative Stock): 强烈不建议勾选，除非有非常特殊且可控的理由。
  • 自动物料请求 (Automatic Material Request): 根据需求配置是否自动生成物料请求。
  • 序列号/批次控制 (Serial No / Batch No): 如果的软木布需要按批次管理（比如不同批次的树皮颜色有细微差别）或按卷号（序列号）管理，需要在这里启用，并在物料主数据中设定。
• 重要性: 直接影响库存成本核算、库存准确性和物料追溯。

14. 启用/禁用模块 (Domain Settings / Module Access) - 精简的"驾驶舱"

• 导航: 设置 (Settings) > 模块设置 (Domain Settings) 或 用户和权限 (Users & Permissions) > 模块访问 (Show / Hide Modules)
• 目的: 根据实际需求，隐藏或显示特定模块，使系统界面更简洁，聚焦核心业务。
• 关键配置:
  • 检查在安装向导中选择的模块。如果有些模块暂时用不到（例如"网站 Website"、"农业 Agriculture"），可以取消勾选以隐藏它们。
• 重要性: 提升用户体验，减少不必要的干扰。

采购设置

• 默认供应商组：原材料
• 委外设置
  • 委外入库原材料扣账方式：委外发料

阶段四：准备上线运行 (Preparing for Go-Live)

这部分虽然有些会涉及数据导入，但部分全局设定也在此列。

15. 数据导入模板 (Data Import Templates) - "搬家"前的准备

• 导航: 设置 (Settings) > 数据 (Data) > 导入数据 (Import Data)
• 目的: 熟悉数据导入工具，下载标准模板，为后续导入期初数据做准备。
• 关键配置:
  • 浏览可导入的文档类型（如物料、客户、供应商、期初库存、期初会计余额）。
  • 下载对应模板，了解其字段结构。
• 重要性: 这是将现有业务数据迁移到ERP的关键步骤，提前准备可以减少上线阻力。

16. 工作流 (Workflow) - 审批的"流程图" (可选，初期可简化)

• 导航: 设置 (Settings) > 工作流 (Workflow) > 工作流 (Workflow)
• 目的: 为特定单据设置审批流程，如采购订单超过一定金额需要经理审批。
• 关键配置:
  • 定义工作流的状态、扭转条件和审批动作。
  • 建议: 初期可以不设置复杂工作流，待系统稳定运行后再逐步引入。
• 重要性: 规范业务流程，加强内部控制。

总结一下，在的软木布ERP系统能真正"跑业务"之前，以上这些系统配置是基石。它们确保了：

• 系统身份明确： 公司信息、财务年度、货币。
• 财务规则清晰： 会计科目、税制、成本中心。
• 操作权限分明： 用户、角色、权限。
• 业务单据规范： 命名系列、打印格式。
• 库存管理有章法： 库存设置、估值方法。
• 系统沟通顺畅： 邮件配置。

完成这些配置后，ERP 15系统就已经具备了运行的基本框架。下一步就是进行更具体的业务数据初始化了，比如：

• 创建仓库 (Warehouse)
• 录入物料主数据 (Item Master) - 树皮、木颗粒、底布、胶水、半成品、软木布成品等。
• 创建物料清单 (BOM - Bill of Materials) - 生产软木布的配方。
• 创建工艺路线 (Routing / Operations) - 生产软木布的工序。
• 录入客户 (Customer) 和供应商 (Supplier) 信息。
• 导入期初库存余额 (Opening Stock Balance)。
• 导入期初会计科目余额 (Opening Accounting Balance)。