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ERP 外贸直运销售操作指南
什么是外贸直运
外贸直运（Drop Shipping）是一种特殊的国际贸易销售模式，货物直接从供应商发送给最终客户，不经过公司仓库。这种模式在外贸业务中特别常见，具有以下优势：
- 减少库存压力：无需备货，降低仓储成本
- 降低物流复杂度：货物直接从供应商发往客户
- 提高资金周转效率：减少库存占用资金
- 扩大销售范围：无需库存即可销售更多产品
- 简化跨境物流：供应商直接处理国际物流
业务流程图
详细操作步骤
第一步：创建销售订单并选择直运仓
进入销售订单模块
- 导航至：销售（Selling） > 销售订单（Sales Order） > 新建（New）
填写基本信息
- 客户（Customer）：选择客户
- 订单日期（Order Date）：选择订单日期
- 交货日期（Required By Date）：预计交货时间
- 货币（Currency）：选择交易货币（如USD、EUR等）
配置订单明细 - 关键步骤
- 物料（Item）：选择要销售的产品
- 数量（Quantity）：输入销售数量
- 单价（Rate）：输入销售单价
- 目标仓库（Target Warehouse）：选择"直运仓库"（这是直运流程的核心配置）
- 供应商直运给客户（Deliver Directly to Customer）：勾选此选项
打开物料明细，在供应商交货（直运），选择供应商直运给客户
供应商（Supplier）：选择负责直运的供应商
系统会显示供应商的详细信息
重要提示：
- 必须选择"直运仓库"作为目标仓库
- 必须勾选"供应商直运给客户"选项
- 确保物料信息、数量、价格等信息准确无误
保存并提交销售订单
- 检查所有信息无误后，点击 保存（Save）
- 然后点击 提交（Submit） 完成销售订单创建
第二步：从销售订单创建采购订单
打开已提交的销售订单
- 在销售订单列表中，找到刚才创建的销售订单
- 点击打开该订单
创建采购订单
- 在销售订单页面右上角，点击 创建（Create） 按钮
- 在下拉菜单中选择 采购订单（Purchase Order）
确认物料信息
- 系统已自动带入物料明细
- 检查物料、数量是否与销售订单一致
系统自动处理：
- 系统会自动将销售订单中的物料明细带入采购订单
- 物料和数量会自动匹配
- 确保销售订单和采购订单的物料、数量保持一致
第四步：配置采购订单明细
设置采购价格
- 采购单价（Rate）：输入从供应商采购的单价
- 货币（Currency）：确认采购货币
- 接收仓库（Receive At Warehouse）：确保选择"直运仓库"
其他重要配置
- 预计交货日期（Expected Delivery Date）：设置供应商预计发货日期
- 发货地址（Shipping Address）：确认发货地址为客户地址
- 备注（Remarks）：如有特殊要求，可在备注中说明
保存并提交采购订单
- 检查所有信息无误后，点击 保存（Save）
- 然后点击 提交（Submit） 完成采购订单创建
第五步：更新采购订单状态为已出货
等待供应商发货
- 与供应商确认发货时间
- 获取物流单号（如有）
更新采购订单状态
- 当供应商确认发货后，进入对应的采购订单
- 将采购订单状态更新为 已出货（Delivered）
- 注意：此操作通常需要采购岗位权限
状态更新说明：
- 状态更新为"已出货"表示供应商已发货
- 系统会记录发货时间
- 可以在此处添加物流单号等跟踪信息
后续财务处理
采购端财务处理
创建采购发票（Purchase Invoice）
- 从采购订单创建采购发票
- 确认发票金额和税额
- 提交采购发票
创建付款（Payment Entry）
- 从采购发票创建付款分录
- 选择付款账户和付款方式
- 完成对供应商的付款
销售端财务处理
创建销售发票（Sales Invoice）
- 从销售订单创建销售发票
- 确认发票金额和税额
- 提交销售发票
创建收款（Payment Entry）
- 从销售发票创建收款分录
- 选择收款账户
- 完成客户收款
关键注意事项
配置要点
- ✅ 必须选择"直运仓库"：这是直运流程的核心配置，确保货物不进入公司库存
- ✅ 必须勾选"供应商直运给客户"选项：明确标识这是直运业务
- ✅ 确保物料主数据中已正确设置供应商信息：便于快速创建采购订单
- ✅ 销售订单和采购订单的物料、数量必须保持一致：保证业务数据准确性
- ✅ 确认供应商具备直运能力：能够直接发货给客户
库存管理
- 📦 直运物料不会进入公司库存：货物直接从供应商发往客户
- 📊 系统会自动处理库存账务：通过"直运仓库"模拟库存流转，无需手动调整
- 📈 可通过库存报表查看直运业务的库存流水：用于业务分析和审计
财务处理
- 💰 采购成本：供应商报价的采购价格
- 💰 销售收入：销售给客户的价格
- 💰 毛利润：销售收入 - 采购成本
- 📝 系统会自动生成相应的会计分录：确保财务数据准确
状态跟踪
- 📋 销售订单状态：草稿 → 已提交 → 已完成
- 📋 采购订单状态：草稿 → 已提交 → 已出货 → 已开票 → 已付款
- 📋 发票状态：已提交 → 已付款/已收款
常见问题解答
Q: 如果供应商延迟发货怎么办？
A: 可以在采购订单中更新预计交货日期，并及时与客户沟通调整预期。建议在采购订单备注中记录延迟原因。
Q: 直运业务如何处理退货？
A: 需要创建销售退货单和采购退货单，流程与正常退货类似，但货物直接在供应商和客户之间处理。确保退货流程符合公司政策。
Q: 可以部分直运吗？
A: 可以，在订单明细中可以设置部分物料为直运，部分物料走正常库存流程。只需在对应的物料行选择不同的仓库即可。
Q: 如何跟踪直运订单的物流信息？
A: 建议在采购订单备注中记录物流单号，或通过自定义字段添加物流跟踪信息。也可以使用ERP的物流跟踪功能（如已配置）。
Q: 外贸直运涉及多个国家，如何处理货币和汇率？
A: 在创建销售订单和采购订单时，分别设置对应的货币。系统会根据汇率设置自动处理货币转换。建议定期更新汇率以确保准确性。
Q: 直运业务需要创建发货单（Delivery Note）吗？
A: 根据业务需求，如果需要记录发货信息，可以从销售订单创建发货单，仓库选择"直运仓库"。但直运业务中，实际发货由供应商完成。
业务优势总结
- 降低运营成本：减少仓储、物流等中间环节成本
- 提高效率：缩短交货周期，提升客户满意度
- 扩大经营范围：无需库存即可销售更多产品，特别适合外贸业务
- 优化现金流：减少库存占用资金，提高资金周转率
- 简化跨境物流：供应商直接处理国际物流，减少公司物流管理负担
总结
通过ERP的直运功能，企业可以灵活应对市场需求，在保证服务质量的同时优化运营效率。外贸直运模式特别适合：
- 跨境电商业务
- 多SKU、小批量订单
- 季节性产品
- 高价值、低频率产品
- 需要快速响应市场变化的业务
遵循以上步骤，即可在ERP中顺利管理外贸直运贸易流程，实现高效的供应链管理。