ERP 日记账凭证操作指南

日记账凭证 (Journal Voucher) 是财务模块的核心基石。对于初次接触的用户，其繁多的凭证类型可能会引起困惑。

总账可被视为一本公司的总账本。 大部分记账由系统自动完成：例如，销售出库后，系统会自动在“销售收入”和“应收账款”科目记账；采购入库后，系统会自动在“库存”和“应付账款”科目记账。这些均属标准业务流程。

然而，在处理非标准业务时，例如：

• 股东或员工为公司垫付费用。
• 银行收取服务手续费。
• 修正已发生的错误账目。

则需要通过“日记账凭证”进行手动账务处理。日记账凭证是财务人员用于处理非标准流程账务的核心工具。

不同的凭证类型，类似于为账务处理提供不同类别的标记，有助于使账目分类清晰，便于日后审计与追溯。

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一、各种凭证类型的用途解析

本节将逐一解析各种凭证类型的具体用途：

1. 手工凭证 (Manual Voucher)

   • 用途：作为最通用的凭证类型，适用于未被明确分类的特殊账务调整，例如年底的费用计提、错误账目的修正等。

2. 关联公司日记账凭证 (Inter Company Journal Voucher)

   • 用途：适用于在同一ERP系统内管理的多公司环境。当关联公司（如分公司、母子公司）之间发生资金往来或账务关系时（例如，A公司为B公司垫付费用），使用此凭证进行处理。
   • 业务举例：生产工厂将一批产品调拨给销售分公司，可通过此凭证处理内部结算。

3. 银行凭证 (Bank Voucher)

   • 用途：专门记录未通过标准销售/采购流程，而直接在银行账户发生的收支。常见场景包括：银行手续费、利息收入、贷款本息支付等。

4. 现金分录 (Cash Entry)

   • 用途：专门记录实体现金（如公司备用金）的收支。例如，使用备用金购买办公用品、支付零星费用等。

5. 信用卡分录 (Credit Card Entry)

   • 用途：记录公司信用卡的消费及还款业务。

6. 扣款 (Deduction) / 退款 (Refund)

   • 用途：用于处理无对应发票的收付款项。例如，向客户支付补偿金（退款），或从员工薪资中代扣款项（扣款）。

7. 内部转账 (Internal Transfer)

   • 用途：记录公司内部不同银行账户之间的资金划拨。此操作不产生实际损益，仅为资金在不同账户间的转移。

8. 消费税分录 (Excise Duty Entry)

   • 用途：用于特定行业（如烟、酒）缴纳消费税的账务处理。在无特殊税法规定的情况下，一般业务不涉及此凭证。

9. 销账凭证 (Write Off Voucher)

   • 用途：用于核销已确认无法收回的应收账款（如客户破产导致的坏账），并将其确认为坏账损失。

10. 开账凭证 (Opening Entry)

    • 用途：此为系统初始化的关键步骤。 在首次启用ERP系统时，用于将旧有账务系统（手工账或第三方系统）的各会计科目期初余额录入新系统。此操作仅在系统初始化时执行一次。

11. 折旧分录 (Depreciation Entry)

    • 用途：记录固定资产因使用而产生的价值损耗（即折旧）。通常按月计提。系统可基于资产主数据自动生成折旧凭证，此凭证类型亦支持手动创建或调整。
    • 业务举例：对生产设备按其预计使用年限计提月度折旧，并将折旧额计入相关成本费用。

12. 汇率重估 (Exchange Rate Revaluation)

    • 用途：适用于存在外币业务的企业。于会计期末（如月末），根据期末市场汇率，对外币资产及负债的本位币价值进行重新评估。评估产生的差额计入“未实现汇兑损益”。

13. 汇兑损益 (Exchange Gain/Loss)

    • 用途：在实际完成一笔外币交易（如收款或付款）时，因交易日汇率与记账日汇率不同而产生的实际汇兑差额，确认为汇兑损益。

14. 递延收入 (Deferred Revenue) / 递延费用 (Deferred Expense)

    • 递延收入：指已收款但尚未完全交付产品或提供服务的业务。该收入需在未来服务期内分摊确认。例如，客户预付的全年服务费，需按月分摊确认为收入。
    • 递延费用：指已付款但其效益涉及未来多个会计期间的费用。该费用需在受益期内分摊计入成本。例如，一次性支付的全年租金，需按月分摊计入费用。

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二、日记账凭证基本操作指南

以下以一个常见场景为例：使用公司备用金（现金）支付200元办公用品费。

操作步骤：

1. 导航：在ERP搜索框输入 日记账凭证，或通过路径 会计 > 日记账凭证 进入列表，点击“新建”按钮。

2. 填写头部信息：

   • 凭证类型 (Voucher Type)：选择 现金分录 (Cash Entry)。（因属现金支付）
   • 记账日期 (Posting Date)：选择实际支付日期。

3. 填写分录表格（核心步骤）： 财务记账的核心原则是“有借必有贷，借贷必相等”。

   • 第一行（记录费用发生）：
     • 会计科目 (Account)：选择费用类科目，如 管理费用 - 办公费。
     • 借方 (Debit)：输入 200。（费用增加记在借方）
     • 成本中心 (Cost Center)：选择 管理部门
   • 第二行（记录现金减少）：
     • 会计科目 (Account)：选择资产类科目，如 库存现金。
     • 贷方 (Credit)：输入 200。（资产减少记在贷方）

4. 核对并添加备注：

   • 核对下方的“总计借方”和“总计贷方”金额确保相等。
   • 在 “用户备注 (User Remark)” 栏中，清晰填写业务事由，例如：“购买A4打印纸和笔等办公用品”。此备注为后续审计提供重要依据。

5. 保存和提交：

   • 点击 “保存 (Save)”：凭证将存为草稿状态，此时不影响总账，可随时修改。
   • 确认无误后，点击 “提交 (Submit)”：凭证将正式过账至总账。提交后无法直接修改，如需更正，须通过红字冲销凭证处理。

如图所示：

操作完成后，一笔手动账务处理即告完成。

三、实施建议

1. 先流程，后凭证：优先采用标准的业务流程，如销售订单 -> 交货单 -> 销售发票及采购订单 -> 收货单 -> 采购发票。系统将自动生成绝大部分会计凭证，确保业务与财务数据的高度一致性。
2. 明确职责：设定权限，确保只有指定的财务人员可以创建和提交“日记账凭证”。
3. 用好“开账凭证”：在系统实施初期，务必确保“开账凭证”中的期初数据准确无误，这是所有财务报表正确性的基础。
4. 用好“成本中心”：对于生产型企业，规划和使用成本中心至关重要。可根据部门（如生产车间、研发部、销售部、管理部）设置成本中心，使每笔费用能够追溯至具体部门，从而实现精细化的成本分析。

ERP的实施是一个循序渐进的过程。建议从财务和进销存等基础模块开始，逐步扩展到生产制造等高级功能。