Appearance
ERP 手工凭证（Journal Entry）实战应用指南
手工凭证是财务处理的最终防线和灵活工具，适用于所有标准业务单据无法覆盖的特殊会计业务。
目录
- 手工凭证 (Manual Voucher)
- 关联公司日记账凭证 (Inter-company Journal Entry)
- 银行凭证 (Bank Voucher)
- 现金分录 (Cash Entry)
- 信用卡分录 (Credit Card Entry)
- 扣款/退款 (Deduction/Refund)
- 内部转账 (Internal Transfer)
- 消费税分录 (Consumption Tax Entry)
- 销账凭证 (Write-off Voucher)
- 开账凭证 (Opening Balance Voucher)
- 折旧分录 (Depreciation Entry)
- 汇率重估 (Exchange Rate Revaluation)
- 汇兑损益 (Foreign Exchange Gain/Loss)
- 递延收入 (Deferred Revenue)
- 递延费用 (Deferred Expense)
1. 手工凭证 (Manual Voucher)
适用场景：
- 月末结转损益
- 计提各项待摊或预提费用（如工资、福利、租金）
- 会计差错更正
- 资产盘点盈亏处理
操作要点：
- 填写摘要，准确记账日期
- 分录表至少两行，借贷平衡
记账示例：
- 业务：月末计提办公室租金 10,000 元，尚未支付
- 借：
管理费用 - 房屋租赁费10,000 - 贷：
其他应付款 - 房东10,000
- 借：
2. 关联公司日记账凭证 (Inter-company Journal Entry)
适用场景：
- 集团内部公司间非购销业务往来（如垫付、划拨、服务）
操作要点：
- 一方科目为"其他应收款"或"其他应付款"，另一方为资产或费用
- "往来方 (Party)"字段必须选择对应关联公司
记账示例：
- 业务：A公司为B公司垫付广告费 5,000 元
- 借：
其他应收款 - B公司5,000 - 贷：
银行存款5,000
- 借：
3. 银行凭证 (Bank Voucher)
适用场景：
- 银行账户直接发生的手续费、利息、贷款等非标准收付款业务
操作要点：
- 分录中必须有银行存款科目
- 建议填写银行账户信息，便于对账
记账示例：
- 业务：银行扣除手续费 50 元
- 借：
财务费用 - 手续费50 - 贷：
银行存款 - 招商银行50
- 借：
4. 现金分录 (Cash Entry)
适用场景：
- 直接涉及库存现金的收支（如备用金、现金报销、小额采购）
操作要点：
- 分录中必须有库存现金科目
- 建议备注经手人
记账示例：
- 业务：员工报销交通费 200 元，现金支付
- 借：
管理费用 - 交通费200 - 贷：
库存现金200
- 借：
5. 信用卡分录 (Credit Card Entry)
适用场景：
- 公司信用卡消费与还款的分录管理
操作要点：
- 消费时贷记"其他应付款-XX银行信用卡"
- 还款时借记该科目，贷记银行存款
记账示例：
- 业务：公司信用卡购买办公用品 800 元
- 借：
管理费用 - 办公用品800 - 贷：
其他应付款 - 招行信用卡800
- 借：
6. 扣款/退款 (Deduction/Refund)
适用场景：
- 应收/应付账款的特殊调整，如客户折让、供应商补偿等
- 更规范做法为贷项/借项通知单，手工凭证为补充
操作要点：
- 分录需关联原始发票和往来方，确保账款核销准确
记账示例：
- 业务：客户A因货物瑕疵获折让 500 元
- 借：
主营业务收入500（冲减收入） - 贷：
应收账款 - 客户A500（减少客户欠款）
- 借：
7. 内部转账 (Internal Transfer)
适用场景：
- 公司内部不同资金账户间划拨（如银行转银行、银行转现金）
操作要点：
- 推荐用系统"内部转账"功能，手工凭证为补充
- 借贷双方均为公司内部货币资金科目
记账示例：
- 业务：招商银行转账 50,000 元至建设银行
- 借：
银行存款 - 建设银行50,000 - 贷：
银行存款 - 招商银行50,000
- 借：
8. 消费税分录 (Consumption Tax Entry)
适用场景：
- 增值税等消费税的特殊调整（如进项税转出、留抵退税、税务更正）
操作要点：
- 直接操作"应交税费-应交增值税"下明细科目
- 建议由专业财务人员操作
记账示例：
- 业务：员工福利购进货物进项税 130 元转出
- 借：
管理费用 - 福利费130 - 贷：
应交税费 - 应交增值税（进项税额转出）130
- 借：
9. 销账凭证 (Write-off Voucher)
适用场景：
- 核销无法收回的应收账款（坏账）
- 推荐用系统"销账"工具，手工凭证为补充
操作要点：
- 分录需同时操作"坏账准备"和"应收账款"科目，并关联客户和原始发票
记账示例：
- 业务：客户A坏账 20,000 元（已计提坏账准备）
- 借：
坏账准备20,000 - 贷：
应收账款 - 客户A20,000
- 借：
10. 开账凭证 (Opening Balance Voucher)
适用场景：
- 系统初次上线，录入所有会计科目的期初余额
操作要点：
- 创建手工凭证，勾选"是期初 (Is Opening)"
- 资产类记借方，负债和权益类记贷方，借贷平衡
- 仅限一次性操作
记账示例：
- 业务：公司上线录入期初数据
- 借：
银行存款100,000 - 借：
应收账款50,000 - 贷：
实收资本120,000 - 贷：
未分配利润30,000
- 借：
11. 折旧分录 (Depreciation Entry)
适用场景：
- 按会计期间计提固定资产折旧
操作要点：
- 推荐用"资产 (Asset)"模块自动生成，手工凭证为补充
记账示例：
- 业务：计提本月办公设备折旧 3,000 元
- 借：
管理费用 - 折旧费3,000 - 贷：
累计折旧3,000
- 借：
12. 汇率重估 (Exchange Rate Revaluation)
适用场景：
- 期末对外币账户、应收应付等按期末汇率重估
操作要点：
- 推荐用"汇兑损益重估"工具批量处理，手工凭证为补充
记账示例：
- 业务：美元账户期末汇率变动，需增记本位币价值 200 元
- 借：
银行存款-美元户 (本位币)200 - 贷：
财务费用 - 汇兑损益200
- 借：
13. 汇兑损益 (Foreign Exchange Gain/Loss)
适用场景：
- 实际收付外币时，因汇率变动产生的已实现汇兑差额
操作要点：
- 通常由"付款/收款凭证"自动生成，手工凭证为特殊调整
记账示例：
- 业务：收回$1,000应收账款，记账汇率6.8，收款汇率7.0
- 借：
银行存款 (本位币)7,000 - 贷：
应收账款 (本位币)6,800 - 贷：
财务费用 - 汇兑收益200
- 借：
14. 递延收入 (Deferred Revenue)
适用场景：
- 已收款但服务/商品尚未提供，需分期确认收入（如预收服务费、会员费等）
操作要点：
- 收款时：借记银行存款，贷记递延收入
- 按期确认：每月将应确认部分从递延收入转入主营业务收入
记账示例：
- 业务：一月初收到一年技术服务费 12,000 元，到一月底需确认一月份收入
- 借：
递延收入1,000 - 贷：
主营业务收入 - 技术服务1,000
- 借：
15. 递延费用 (Deferred Expense)
适用场景：
- 已付款但费用需分期摊销（如预付租金、保险费等）
操作要点：
- 付款时：借记预付账款/递延费用，贷记银行存款
- 按期摊销：每月将应摊销部分计入当期费用
记账示例：
- 业务：一月初预付一年办公室租金 120,000 元，到一月底需摊销一月份租金
- 借：
管理费用 - 房屋租赁费10,000 - 贷：
预付账款 - 租金10,000
- 借：
温馨提示：
- 建议优先使用系统自动化功能（如内部转账、汇兑损益重估、资产模块等），手工凭证仅作为补充或特殊场景使用。
- 填写凭证时务必保证摘要清晰、分录借贷平衡、关联信息完整，避免后续对账困难。