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ERP 日常运营指南 - 部门视角 (v15)
核心原则：
- 主动查阅： 每个部门的员工应主动登录ERP，查看与自己职责相关的待办事项和信息。
- 状态驱动： 关注系统单据的状态变化，这是任务触发的信号。
- 信息共享： 通过系统记录所有操作，确保信息的透明和可追溯。
- 分级审批： 发票类单据采用“制单-审核-生效”的工作流，确保财务数据的准确性。
1. 销售部 (Sales Department)
销售部的核心职责是获取订单、跟踪订单履约进度，最终确认发货和发起开票。
日常关注点：
- 新订单： 是否有客户提交了新的销售意向或订单。
- 订单进展： 已提交的销售订单处于什么阶段（待处理、待发货、已发货）。
- 出库单状态： 跟踪销售出库单（Delivery Note）的状态，特别是仓库是否已备货、发货。
- 销售发票状态： 销售发票草稿是否已提交给会计，是否已确认生效。
从系统获取信息 / 执行操作：
| 时间 | 模块/功能 | 关注信息/操作 | 目的/协作信息 |
|---|---|---|---|
| 上午/全天 | 销售订单 (Sales Order) | 列表视图： - 过滤 状态为“提交”或“打开”的新订单。- 检查 预计库存数量，初步判断是否满足客户需求。单个订单： - 查看关联的 发货单 (Delivery Note)状态。 | 新订单录入： 客户下单后，立即创建并提交销售订单。 库存预判： 初步判断是否可以满足客户交期。 订单跟踪： 了解订单进展，为客户提供信息。 |
| 发货单 (Delivery Note) | 列表视图： - 过滤 状态为“草稿”且来自销售部的单据（自己创建）。- 过滤 状态为“待发货”或“待确认”的单据（仓库操作后）。单个发货单： - 查看仓库是否已提交（表示已备货/发货）。 | 出库触发： 销售订单提交后，立即创建发货单草稿并保存，这是给仓库的备货指令。 发货确认： 仓库发货后，销售应确认发货单，并使其状态变为“已发货”。此步骤很重要，是开票依据。 | |
| 销售发票 (Sales Invoice) | 列表视图： - 过滤 状态为“草稿”的单据（自己创建）。- 过滤 状态为“待提交”或“待确认”的单据。单个发票： - 查看会计部是否已确认。 | 开票操作： 当发货单状态变为“已发货”后，销售部门应根据发货单创建销售发票草稿并保存。 提交审核： 将销售发票草稿提交给会计部审核确认。 进度跟踪： 跟踪发票的确认状态。 | |
| 报表： - 销售订单报表 - 发货单报表 - 销售发票报表 | - 跟踪特定客户或产品的订单、发货及开票情况。 - 检查销售业绩和完成率。 | 宏观掌握销售数据。 |
与其它部门的协作：
- 对仓库： 提交销售订单并创建发货单草稿，是给仓库的备货指令。当仓库发货后，销售负责最终确认发货单。
- 对生产（当前是仓库代劳）： 间接沟通。当发现销售订单无法满足（无现货），且需要生产时，销售应及时向内部沟通（当前可能直接和仓库沟通，因为仓库负责物料出入库）。
- 对会计部： 创建并提交销售发票草稿，等待会计部审核确认。
2. 仓库部 (Warehouse Department)
仓库部的核心职责是管理实物库存，执行物料的入库、出库、调拨，并为生产提供物料支持。
日常关注点：
- 销售出库： 哪些销售订单的发货单草稿已提交，需要备货和发货。
- 原材料入库： 哪些采购订单的物料已到货，需要收货入库。
- 生产用料： 生产部门需要哪些原材料，需要出库给他们。
- 成品入库： 生产部门完成了哪些成品，需要收货入库。
- 库存准确性： 实时库存是否与实物一致。
从系统获取信息 / 执行操作：
| 时间 | 模块/功能 | 关注信息/操作 | 目的/协作信息 |
|---|---|---|---|
| 上午 | 发货单 (Delivery Note) | 列表视图： - 过滤 状态为“草稿”且来自销售部（或根据流程约定）的单据。- 优先处理期望交货期近的单据。 | 备货指令： 销售创建的发货单草稿是仓库的备货和发货指令。 优先级识别： 根据交期合理安排备货顺序。 |
| 库存总览 (Stock Balance) | 报表/列表： - 查找需要备货的产品，检查其 实际库存是否充足。 | 库存核实： 确认是否有足够库存满足发货需求。 问题反馈： 如果库存不足，及时通知销售或生产（当前流程）。 | |
| 采购收货单 (Purchase Receipt) | 列表视图： - 过滤 状态为“草稿”或“待提交”的单据。- 检查是否有已到货的采购物料待收货。 | 收货入库： 根据供应商送货单，创建并提交采购收货单，使原材料入库。 库存更新： 确保系统库存与实物同步。 | |
| 全天 | 库存凭证 (Stock Entry) | 新建库存凭证： - 原材料出库给生产： 类型： 材料发出 (Material Issue)目的：可自定义为“生产领用”或“生产消耗” 源仓库：原材料仓库 目标仓库：生产车间（虚拟仓库）或直接不填。 - 成品从生产入库： 类型： 材料接收 (Material Receipt)目的：可自定义为“生产入库”或“成品入库” 源仓库：生产车间（虚拟仓库）或不填。 目标仓库：成品仓库。 | 生产物料管理： 记录原材料出库和成品入库，是当前没有生产模块时的替代方案。 库存调整： 确保生产过程中的物料流动在系统中得到体现。 |
| 发货单 (Delivery Note) | 操作： - 找到已备货完成的发货单草稿。 - 点击 提交 (Submit)，使其状态变为“已发货”（或“待销售确认”）。 | 完成发货： 告知销售和系统，货物已完成备货并发出。 触发下游： 提交后，销售才能进行最终确认。 | |
| 报表： - 库存分类账 (Stock Ledger)- 库存概览 (Stock Balance) | - 跟踪特定物料的进出明细。 - 查看所有仓库的实时库存情况。 | 库存核对： 随时了解库存动态，进行盘点和核对。 |
与其它部门的协作：
- 对销售： 收到发货单草稿后，执行备货和发货操作，并在系统内提交发货单。
- 对生产： 接收生产部门的原材料领用请求，进行库存凭证的“材料发出”操作。接收生产部门的成品入库通知，进行库存凭证的“材料接收”操作。
- 对采购： 接收采购到货的物料，进行采购收货入库。
3. 生产部 (Production Department)
在尚未启用生产模块的阶段，生产部门更多的是通过线下或简单的电子表格管理生产计划和进度。其与ERP的互动主要通过仓库部进行物料的出入库记录。
日常关注点：
- 生产任务： 今日/本周需要生产哪些软木布，数量是多少。
- 原材料需求： 生产这些软木布需要哪些原材料，目前是否充足。
- 生产进度： 各个生产订单的完成情况。
- 成品产出： 哪些成品已生产完成，可以入库。
从系统获取信息 / 执行操作（主要通过与仓库部的沟通）：
| 时间 | 模块/功能 | 关注信息/操作 | 目的/协作信息 |
|---|---|---|---|
| 上午/全天 | （ERP中无直接模块，主要靠沟通） | - 从销售部或生产计划员处获得生产任务。 - 与仓库部沟通： - 告知所需原材料种类和数量，请求仓库出库。 - 通知成品已生产完成，请求仓库入库。 | 获取任务： 明确生产目标。 物料保障： 确保生产所需原材料及时到位。 成果交付： 告知系统（通过仓库）成品已产出。 |
| 报表： - 库存总览 (Stock Balance) | - 偶尔查看关键原材料和成品的库存状态，了解大致情况。 | 信息参考： 辅助生产决策，但具体操作由仓库执行。 |
与其它部门的协作：
- 对仓库： 明确提出原材料领用需求，并通知成品生产完成，以便仓库进行系统出入库操作。
- 对销售： 告知成品生产完成，以便销售部门安排发货。
- 对生产计划（如果存在）： 接收生产任务，并反馈生产进度。
4. 采购部 (Procurement Department)
采购部的核心职责是确保生产和销售所需的原材料及时供应，管理供应商关系，并发起采购发票。
日常关注点：
- 物料需求： 哪些原材料库存不足，需要采购。
- 采购订单状态： 已发出的采购订单的交货进度。
- 供应商发票状态： 采购发票草稿是否已提交给会计，是否已确认生效。
从系统获取信息 / 执行操作：
| 时间 | 模块/功能 | 关注信息/操作 | 目的/协作信息 |
|---|---|---|---|
| 上午 | 库存总览 (Stock Balance) | 报表/列表： - 过滤原材料，关注 实际库存和再订购水平 (Reorder Level)。- 识别低于再订购水平的物料。 | 主动采购： 根据库存预警，主动发起采购以避免停产或断货。 需求确认： 确认生产或仓库提出的物料需求。 |
| 采购订单 (Purchase Order) | 列表视图： - 过滤 状态为“提交”但“未完成”的订单。- 关注 预计收货日期，并催促供应商。 | 订单跟踪： 掌握已下单物料的到货进度。 供应商管理： 及时与供应商沟通，确保按期到货。 | |
| 全天 | 采购订单 (Purchase Order) | 新建采购订单： - 根据物料需求，选择供应商，创建并提交采购订单。 | 发起采购： 正式向供应商下达采购指令。 |
| 采购收货单 (Purchase Receipt) | 列表视图： - 查看仓库是否已收到货并提交了采购收货单。 | 收货确认： 确认物料已到达并入库，这是后续开票的依据。 | |
| 采购发票 (Purchase Invoice) | 新建采购发票： - 根据 采购收货单或供应商发票，创建采购发票草稿并保存。提交审核： 将采购发票草稿提交给会计部审核确认。 | 录入供应商账单： 记录应付账款的初步信息。 提交审核： 等待会计部确认后，账单才正式生效。 | |
| 报表： - 物料要求报表 (如果启用)- 供应商采购历史报表 | - 查看整体物料需求。 - 分析供应商表现。 | 策略制定： 辅助采购决策和供应商选择。 |
与其它部门的协作：
- 对仓库： 告知采购订单的预计到货时间，并关注仓库是否已收到货并提交了采购收货单。
- 对生产（当前是仓库代劳）： 确保生产所需原材料的供应，若有紧急需求，直接沟通。
- 对会计部： 创建并提交采购发票草稿，等待会计部审核确认。
5. 会计部 (Accounting Department)
会计部的核心职责是管理公司财务数据，确保账务准确，进行收付款管理，以及各类财务报告。
日常关注点：
- 待确认发票： 销售部提交的销售发票草稿和采购部提交的采购发票草稿。
- 应收账款： 哪些销售发票已生效，但尚未收款。
- 应付账款： 哪些采购发票已生效，但尚未付款。
- 银行对账： 银行流水与系统记录是否一致。
从系统获取信息 / 执行操作：
| 时间 | 模块/功能 | 关注信息/操作 | 目的/协作信息 |
|---|---|---|---|
| 上午/全天 | 销售发票 (Sales Invoice) | 列表视图： - 过滤 状态为“草稿”或“待提交”的单据（来自销售部）。单个发票： - 审核发票金额、税率、关联的销售订单和发货单等。 - 确认无误后，点击 提交 (Submit)按钮，使发票生效。 | 收入确认： 审核并正式确认销售收入。 应收账款生成： 发票提交后，应收账款将生成。 |
| 采购发票 (Purchase Invoice) | 列表视图： - 过滤 状态为“草稿”或“待提交”的单据（来自采购部）。单个发票： - 审核发票金额、税率、关联的采购订单和采购收货单等。 - 确认无误后，点击 提交 (Submit)按钮，使发票生效。 | 费用确认： 审核并正式确认采购费用。 应付账款生成： 发票提交后，应付账款将生成。 | |
| 收款凭证 (Payment Entry) | 新建收款凭证： - 根据客户付款，创建收款凭证，关联销售发票。 列表视图： - 过滤待处理的收款。 | 管理应收： 记录客户回款，核销应收账款。 | |
| 付款凭证 (Payment Entry) | 新建付款凭证： - 根据供应商付款，创建付款凭证，关联采购发票。 列表视图： - 过滤待处理的付款。 | 管理应付： 记录对外付款，核销应付账款。 | |
| 总账 (General Ledger) | 报表： - 总账报告- 应收账款汇总报表 (Accounts Receivable Summary)- 应付账款汇总报表 (Accounts Payable Summary) | 财务核对： 随时查看公司资产、负债、收入、费用情况。 风险识别： 关注逾期应收/应付账款。 |
与其它部门的协作：
- 对销售： 接收销售发票草稿并进行审核确认。如果发现问题，需退回销售部门修改。
- 对采购： 接收采购发票草稿并进行审核确认。如果发现问题，需退回采购部门修改。
- 对各部门： 提供准确的财务数据支持决策。
总结
现在ERP流程中引入了发票的“草稿-审核-生效”机制，使得财务数据的准确性和控制性得到了加强：
- 销售部和采购部作为业务发起方，负责将原始交易信息准确录入为发票草稿。
- 会计部作为财务审核方，拥有最终确认发票并使其在系统中生效的权限。
这种分权制衡的模式，确保了业务操作的高效性，同时维护了财务数据的严谨性。未来启动生产模块时，生产订单 (Work Order)、物料请求 (Material Request)和工艺路线 (Routing)将进一步提升生产管理的精细度。